Cara menggunakan Google Docs secara maksimal (Tips & Trik)
google microsoft word Tutorial
Kebutuhan untuk mengelola dokumen semakin banyak manakala kita berada di posisi sebagai pekerja maupun pelajar/mahasiswa. Dari dulu kita hanya dikenalkan kepada aplikasi pengolah dokumen yang populer, yakni Microsoft Word. Memang program tersebut merupakan salah satu yang paling populer, namun untuk bisa menggunakannya tidaklah gratis, ada biaya yang harus kita keluarkan (membeli secara resmi dan legal).
Alternatif lain untuk mengolah dokumen yang populer adalah Google docs. Meskipun pada awal kemunculannya terdapat banyak keterbatasan, namun Google docs berkembang cukup pesat hingga banyak orang yang menggunakannya sebagai alat utama untuk mengerjakan tugas maupun pekerjaan. Di artikel ini Ginicaranya.com menjelaskan mengenai Apa itu Google Docs, cara mengaksesnya, hingga tips dan trik untuk memaksimalkan fitur dari Google docs.
Apa itu Google Docs?
Google docs adalah sebuah pengolah dokumen program berbasis web yang dibuat oleh Google. Google docs pertamakali dirilis pada tahun 2006. Seperti halnya aplikasi pengolah dokumen lainnya seperti Microsoft Word, Google Docs dapat digunakan untuk membuat, mengedit, dan mengimport dokumen berbasis file (.doc).
Apakah Google Docs berbayar?
Kamu tidak perlu mengeluarkan uang sepeser pun alias gratis untuk menggunakan Google Docs. Pada dasarnya semua fitur yang ada pada Google docs sudah bisa kamu nikmati selama kamu memiliki akun google dan browser untuk mengaksesnya. Namun jika kamu merupakan sesorang professional yang membutuhkan fitur bisnis tambahan, Google menyediakan fitur berbayar bulanan (subscription) yang disebut Google workspace.
Bagaimana cara menggunakan Google Docs?
Hal pertama yang harus kamu lakukan untuk bisa menggunakan Google Docs adalah membuat akun Google. Hal ini tidaklah sulit mengingat hampir semua orang memiliki akun gmail. Apabila kamu sudah memiliki akun Google, masuklah ke web dari Google Docs, yaitu docs.google.com. Kamu akan langsung melihat sebuah interface yang mirip dengan Ms. Word.
Apa saja kelebihan dari Google Docs?
1. Google Docs sudah kompatibel dengan Ms. Word
Kamu tidak perlu khawatir jika ingin membuat file, mengedit atau mengimpor sebuah file yang memiliki ekstensi doc atau docx karena semuanya sudah kompatibel dengan Google Docs. Kamu bisa bertukar file dengan orang lain yang menggunakan Ms. Word tanpa ada kendala seperti format file akan berubah.
2. Mudahnya untuk berkolaborasi
Google docs memungkinkan kamu untuk berkolaborasi dengan orang lain secara mudah. Kamu bisa menambahkan orang lain dan memberikannya akses terhadap sebuah file yang akan dikerjakan secara bersama. Semua histori perubahan terhadap file akan tercatat secara realtime.
3. Dapat diakses dari semua device
Google docs sudah tersedia untuk perangkat seperti smartphone, tablet dan juga laptop/PC. Kamu tidak perlu khawatir ketika tidak membawa laptopmu karena kamu bisa menggunakan laptop lain atau bahkan device lain untuk mengerjakan tugasmu. Selama device atau perangkat tersebut terhubung atau memiliki akses terhadap file google docs, kamu bisa mengerjakannya dimanapun dan kapanpun.
4. Adanya fitur autosave
Semua perubahan yang ada pada file google docs akan secara otomatis tersimpan. Begitu pula histori perubahan pada file tersebut. Kamu tidak perlu khawatir akan kehilangan isi dari file dokumenmu.
5. Gratis
Kelebihan ini sangat sulit dilawan karena kebanyakan program pengolah dokumen saat ini harus membayar subscription untuk bisa menggunakannya. Sebenarnya ada yang gratis, namun biasanya ada beberapa fitur yang dibatasi dan itu kadang membuat tidak nyaman. Dengan Google docs, semuanya bisa dilakukan secara gratis.
Bagaimana cara menggunakan Google Docs secara maksimal?
Mengetahui fitur-fitur utama pada google docs akan membuatmu bisa bekerja secara efektif dan efisien. Berikut ini adalah beberapa tips dan trik yang bisa digunakan untuk memaksimalkan fitur pada Google docs:
1. Offline Mode
Offline mode atau mode offline adalah sebuah cara agar kamu bisa menggunakan Google Docs meskipun kamu tidak memiliki koneksi internet. Terkadang kamu membutuhkan ini untuk menghindari distraksi atau gangguan online saat menulis. Caranya adalah dengan pergi ke menu file lalu pilih "make avaible offline / sediakan saat offline".
2. Voice Typing
Voice typing merupakan salah satu fitur dari google docs dimana kamu bisa mengubah suara yang kamu input ke dalam teks dokumen. Caranya yaitu dengan pergi ke menu "tools", lalu klik pada "Voice typing". Cara lainnya adalah dengan menekan tombol "CTRL + SHIFT + S" pada keyboard secara bersamaan.
3. Menampilkan Word Count atau Jumlah Kata
Secara default, Google Docs tidak menunjukan jumlah kata pada dokumen kamu. Untuk melihatnya, kamu bisa pergi ke menu "tools" lalu pilih "word count", Kamu juga bisa menggunakan shortcut "CTRL + SHIFT + C". Setelah itu checklist pada bagian "Display word count while typing".
4. Membuat dokumen baru secara cepat
Membuat dokumen baru pada Google Docs dapat dilakukan secara cepat dengan pergi atau mengetik URL: http://doc.new pada browsermu. Hanya dalam hitungan detik kamu akan langsung masuk ke sebuah halaman dokumen kosong yang baru. Kamu bisa menyimpan URL tersebut pada bookmark browser sehingga akan sangat menyingkat waktu ketika kamu ingin membuat dokumen baru.
5. Menghubungkan dengan dokumen lain
Kamu bisa menaruh sebuah link file google docs ke dalam sebuah dokumen. Caranya sangat mudah, klik kanan pada halaman dokumen mu, kemudian klik "insert link", lalu masukan link sebuah dokumen google docs yang ingin kamu hubungkan. Dengan itu, sebuah dokumen lain bisa dibuka hanya dengan mengklik link yang sudah kamu insert.
6. Mengakses berbagai fitur dengan shortcut '@'
Berbagai fitur seperti menambahkan table, heders, footers atau elemen lainnya dapat dilakukan secara instan hanya dengan mengetik '@' kemudian diikuti dengan elemen yang kamu inginkan. Contohnya kamu ingin membuat sebuah tabel, maka kamu hanya perlu mengetik '@tabel'. Secara otomatis akan keluar menu untuk membuat tabel.
7. Mengubah file Google Docs menjadi PDF secara cepat
Apabila kamu membutuhkan dokumenmu diunduh sebagai file PDF kamu bisa melakukannya dengan cukup mudah. Caranya adalah dengan pergi ke bagian URL browser kamu, kemudian edit url nya dan hapus bagian 'edit' yang letaknya paling belakang, ganti dengan '/export?format=pdf'. Secara otomatis file tersebut akan terdownload dalam bentuk PDF.
Kesimpulan
Google docs adalah sebuah aplikasi berbasis web yang bisa kamu gunakan secara gratis untuk mengolah file dokumen. Pada artikel ini dijelaskan beberapa tips dan trik yang akan memudahkan pekerjaanmu ketika menggunakan Google Docs. Akhir kata semoga artikel ini bermanfaat bagi siapapun yang membacanya.